PrefBook

Site: EaD Prefeitura São José dos Campos
Course: Serviços do site
Book: PrefBook
Printed by: Guest user
Date: Saturday, 25 May 2024, 10:58 PM

Description

Manual de uso do PrefBook. Aprenda a abrir processos, emitir certidões, consultar débitos e muito mais, sem precisar vir até a Prefeitura.

1. O que é o PrefBook e como acessar

Logomarca do serviço PrefBook

O PrefBook oferece para o cidadão o acesso on-line a vários serviços, sem a necessidade de deslocamento até uma unidade da Prefeitura.

Pode ser usado no computador, celular e tablet www.sjc.sp.gov.br/prefbook 

Alguns serviços disponíveis no PrefBook

  • Emissão de certidões de qualquer imóvel ou empresa e certidão de débitos do seu CPF 
  • Consulta aos débitos existentes na Prefeitura para o seu CPF
  • Cadastro de imóveis e empresas associados ao seu CPF
  • Emissão de segunda via de boletos, inclusive do IPTU
  • Processos: abertura de novos processos, lista de processos existentes associados ao seu CPF (inclusive os abertos presencialmente), consulta do andamento, envio de documentos complementares (resolução de exigência)
  • Informações de alunos de escolas municipais associados ao seu CPF
  • Assinatura eletrônica de contratos com a Prefeitura
  • Recursos para autos de infração 
  • Solicitação de carteira de autista
  • Solicitação de isenção, revisão e redução de IPTU, inclusive a declaração de imóvel com destinação rural


Tela de login do PrefBook

  • Se você já se cadastrou anteriormente, informe o CPF e senha

  • Se ainda não tem cadastro, clique em 'Primeiro acesso' e preencha o cadastro e siga as instruções da mensagem que será enviada para o email que você indicou
     
  • Para recuperar a senha, informe seu CPF e será enviada uma mensagem com instruções para o email cadastrado


1.1. Página inicial


A tela inicial do PrefBook está organizada da seguinte forma:

Menu da esquerda
Acesso aos serviços disponíveis no PrefBook

Área central
Visualização e acesso rápido aos dados e serviços mais usados

Informações na lateral direita

Meus débitos - valores a pagar para a Prefeitura.
Se você parcelou o IPTU, taxas ou multas, aqui aparece o valor das parcelas a vencer e das parcelas vencidas e não pagas.

Processos em exigência - processos associados ao seu CPF que estão aguardando você enviar dados complementares para que possam ser concluídos. 

Mais acessados - links para acesso rápido aos 3 serviços mais usados.

Observe na imagem os números em laranja que indicam itens especiais da tela.


Tela inicial do PrefBook após informar o CPF e senha

  1. Clique ao lado do nome 'PrefBook' para esconder / mostrar o menu da esquerda
  2. Imagem personalizada (pode ser a sua foto) e seu nome
  3. Clique no quadrado cinza para esconder / mostrar a coluna de dados da direita
  4. Clique na palavra 'Perfil' para visualizar os seus dados pessoais cadastrados na Prefeitura e, se desejar, enviar um arquivo com a sua foto.
    Aqui também é possível alterar a sua senha.
  5. Clique na palavra 'Sair' para fechar o PrefBook

1.2. Como alterar a senha


Para alterar a senha do PrefBook acesse a tela de Perfil, e na área inferior da tela com os dados pessoais use o botão 'Alterar senha'.

Na próxima tela que será apresentada informe: a senha atual, a nova senha nos outros dois campos.

A senha deve ter:

  • No mínimo 6 caracteres
  • Pelo menos 1 caracter maiúsculo, 1 número e 1 caracter especial (por exemplo . - @ # !)

Acesso à tela dos dados pessoais com destaque para o botão 'Alterar senha'



Tela para cadastro da nova senha




2. Como abrir um processo


Processos administrativos são abertos para:

  • Ter acesso a informações e serviços que não estão disponíveis no PrefBook nem no site da Prefeitura de forma pública.
     
  • Quando o serviço desejado envolve a análise de documentos e despacho por mais de uma área da Prefeitura.

ANTES de abrir um processo é necessário:

  • Identificar qual o assunto / subassunto é o adequado para a solicitação que se deseja fazer para a Prefeitura.
     
  • Reunir os documentos mínimos necessários para que o processo seja aberto.
    A lista de documentos de cada assunto é apresentada na tela do PrefBook e também pode ser consultada no site da Prefeitura.
     
  • Sempre que tiver dúvidas sobre o assunto / subassunto mais adequado para o seu caso, as atendentes poderão auxiliá-lo pelo telefone 156 ou pelo 156 virtual.

Acesso ao 156 virtual na página www.sjc.sp.gov.br para tirar dúvidas sobre assuntos dos processos


APÓS identificar o assunto e reunir todos os documentos, o processo pode ser aberto pelo PrefBook bastando seguir 3 etapas:
 
  1. Confirme ou edite os dados pessoais e indique o endereço de correspondência
     
  2. Selecione o assunto, subassunto e justifique o serviço desejado / motivo da solicitação
     
  3. Cadastre os documentos um a um - são aceitos arquivos JPG, JPEG e PDF

Etapa 1 - Tela inicial da abertura de processos e dos dados pessoais

  • Para acessar esta tela, no menu da esquerda selecione Processos / Abrir processo.
  • Confira os dados pessoais, se necessário use o botão 'Editar cadastro'.
  • Selecione um endereço para correspondência ou cadastre um novo.
  • Se está abrindo um processo em nome de outra pessoa, escolha a opção 'Sim' e informe se você é procurador, representante legal ou responsável técnico e indique o CPF da pessoa.
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa seguinte.

Etapa 2 - Identificação do assunto, subassunto e registro da justificativa

  • Indique o assunto e subassunto desejado, para alguns vai ser solicitada a inscrição do imóvel ou da empresa ou a placa do veículo
  • Na justificativa informe o motivo da abertura do processo (texto com até 1500 caracteres)
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa final


Etapa 3 - Anexação dos documentos, termo de ciência e botão para concluir a abertura do processo

  • Anexe todos os documentos obrigatórios (marcados com um * vermelho). Na coluna status aparece uma marca em verde indicando que o documento foi aceito.
  • Se necessário, anexe documentos opcionais, por exemplo fotos, um documento PDF com a justificativa detalhada, etc.
  • A lista de documentos varia de acordo com o assunto e subassunto escolhidos.
  • Após fornecer todos os documentos obrigatórios ficará disponível o termo de ciência e o botão 'Concluir' que finaliza a abertura do processo.

Termo de Ciência

Garanto sob minha responsabilidade pessoal, que estou ciente de que sou responsável pela legibilidade, autenticidade, veracidade, conferência e ordem dos documentos adicionados, e ainda, declaro que a digitalização foi feita do documento original, que deverá ser mantido sob minha guarda caso seja necessária sua conferência por até 02 (dois) anos, após a finalização do processo.
 
Declaro ainda que estou ciente quanto a obrigatoriedade de acompanhar o andamento do processo via PrefBook semanalmente, visando atender eventuais exigências, a serem providenciadas no prazo ali estipulado, sob pena de arquivamento do processo por desinteresse.



Tela de confirmação da abertura do processo





2.1. Outras formas de abrir processo


Além da abertura de processo feita a partir da tela acessada pelo menu lateral, também é possível abrir processos de assuntos específicos a partir dos dados apresentados na tela principal do PrefBook.

Para isso basta clicar nos assuntos apresentados para visualizar a tela de abertura de processos diretamente na etapa 2, com o assunto e com o endereço padrão do usuário já selecionados.

Caso deseje, o usuário pode voltar para a tela dos dados pessoais e fazer os ajustes necessários.


Áreas da tela inicial associadas a dados de processos
Nas áreas 'Multas de Trânsito', 'Cópia de documentos', 'IPTU' e 'LAI' estão os links para abertura rápida de processos dos assuntos mais usados







3. Como acompanhar um processo


Conforme explicado no Termo de Ciência que a pessoa deu o aceite na abertura do processo no PrefBook, é responsabilidade do requerente acompanhar semanalmente o andamento do processo e atender as eventuais exigências dentro do prazo registrado, sob pena de arquivamento do processo por desinteresse.

Para isso basta acessar o PrefBook e na tela inicial observar se existe alguma informação na área de aviso de exigências.

Para ver a situação atual de cada processo basta clicar no número do processo na área da tela 'Meus processos'.

Tela inicial do PrefBook - em destaque a área de aviso de exigências (lateral direita) e a área de acesso à lista de processos do usuário (parte inferior)






3.1. Exigência - como enviar documentos

Um processo apresenta situação 'Em exigência' quando, na análise da justificativa e dos documentos anexados, for identificado que é necessário que o solicitante:

  • envie pelo PrefBook ou email algum documento que não foi apresentado ou está ilegível
  • envie pelo PrefBook ou email informações complementares
  • em alguns casos pode ser necessário ir pessoalmente à uma unidade da Prefeitura

Na página inicial do PrefBook aparece na lateral direita a quantidade de processos do CPF que estão com situação 'Em exigência'.

Para identificar o motivo da exigência, prazo e forma de cumprimento:

  • Clicar no número de processos em exigência para abrir a lista de processos.
  • Observar na lista de processos, na coluna 'Situação do processo', os que mostram 'Processo em exigência'.
  • Clicar na coluna 'Visualizar' de cada processo e na tela que será aberta, use o botão 'Ver exigência'.
Tela inicial - destaque à direita para a área que avisa quantos processos estão em exigência

4. Assinatura eletrônica de contratos

Os contratos da Prefeitura com as empresas e entidades são assinados eletronicamente pelos seus representantes legais, não sendo necessário que venham até a Prefeitura.

A Divisão de Formalização e Atos da Secretaria de Apoio Jurídico (SAJ/DFAT) envia para a empresa email com as instruções de cada etapa do processo:

  • O representante legal deve fazer o cadastro no PrefBook e enviar o contrato social, documento de identidade e, se necessário, a procuração que autoriza assinar pela empresa.
    Os arquivos devem ser em formato PDF ou JPG/JPEG.
    Além disso, deve ler e admitir como válida a assinatura eletrônica feita pelo PrefBook. 
     
  • Aguardar o DFAT conferir os documentos e aprovar o cadastro.
     
  • Após o cadastro aprovado, no PrefBook o representante da empresa deve fazer download da minuta do contrato e clicar no botão 'Assinar'


Tela de cadastro de representante



Tela de envio de documentos do representante



Tela de aceite da assinatura eletrônica do PrefBook



Tela de download e assinatura eletrônica do contrato


5. Dúvidas sobre o PrefBook?

Se tiver dúvidas no uso do PrefBook entre em contato com a Prefeitura:
  
  • Acesse www.sjc.sp.gov.br e no canto inferior da tela clique no link 'Posso ajudar?' para atendimento on-line com o 156.

  • Ligue grátis para 156 (apenas para telefones em São José dos Campos)
    2ª à Sábado - 6h às 22h
    Domingo - 8h às 20h

  • Se estiver em outra cidade, ligue para (12) 3947-8000
    Apenas em dias úteis, horário comercial