2. Como abrir um processo


Processos administrativos são abertos para:

  • Ter acesso a informações e serviços que não estão disponíveis no PrefBook nem no site da Prefeitura de forma pública.
     
  • Quando o serviço desejado envolve a análise de documentos e despacho por mais de uma área da Prefeitura.

ANTES de abrir um processo é necessário:

  • Identificar qual o assunto / subassunto é o adequado para a solicitação que se deseja fazer para a Prefeitura.
     
  • Reunir os documentos mínimos necessários para que o processo seja aberto.
    A lista de documentos de cada assunto é apresentada na tela do PrefBook e também pode ser consultada no site da Prefeitura.
     
  • Sempre que tiver dúvidas sobre o assunto / subassunto mais adequado para o seu caso, as atendentes poderão auxiliá-lo pelo telefone 156 ou pelo 156 virtual.

Acesso ao 156 virtual na página www.sjc.sp.gov.br para tirar dúvidas sobre assuntos dos processos


APÓS identificar o assunto e reunir todos os documentos, o processo pode ser aberto pelo PrefBook bastando seguir 3 etapas:
 
  1. Confirme ou edite os dados pessoais e indique o endereço de correspondência
     
  2. Selecione o assunto, subassunto e justifique o serviço desejado / motivo da solicitação
     
  3. Cadastre os documentos um a um - são aceitos arquivos JPG, JPEG e PDF

Etapa 1 - Tela inicial da abertura de processos e dos dados pessoais

  • Para acessar esta tela, no menu da esquerda selecione Processos / Abrir processo.
  • Confira os dados pessoais, se necessário use o botão 'Editar cadastro'.
  • Selecione um endereço para correspondência ou cadastre um novo.
  • Se está abrindo um processo em nome de outra pessoa, escolha a opção 'Sim' e informe se você é procurador, representante legal ou responsável técnico e indique o CPF da pessoa.
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa seguinte.

Etapa 2 - Identificação do assunto, subassunto e registro da justificativa

  • Indique o assunto e subassunto desejado, para alguns vai ser solicitada a inscrição do imóvel ou da empresa ou a placa do veículo
  • Na justificativa informe o motivo da abertura do processo (texto com até 1500 caracteres)
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa final


Etapa 3 - Anexação dos documentos, termo de ciência e botão para concluir a abertura do processo

  • Anexe todos os documentos obrigatórios (marcados com um * vermelho). Na coluna status aparece uma marca em verde indicando que o documento foi aceito.
  • Se necessário, anexe documentos opcionais, por exemplo fotos, um documento PDF com a justificativa detalhada, etc.
  • A lista de documentos varia de acordo com o assunto e subassunto escolhidos.
  • Após fornecer todos os documentos obrigatórios ficará disponível o termo de ciência e o botão 'Concluir' que finaliza a abertura do processo.

Termo de Ciência

Garanto sob minha responsabilidade pessoal, que estou ciente de que sou responsável pela legibilidade, autenticidade, veracidade, conferência e ordem dos documentos adicionados, e ainda, declaro que a digitalização foi feita do documento original, que deverá ser mantido sob minha guarda caso seja necessária sua conferência por até 02 (dois) anos, após a finalização do processo.
 
Declaro ainda que estou ciente quanto a obrigatoriedade de acompanhar o andamento do processo via PrefBook semanalmente, visando atender eventuais exigências, a serem providenciadas no prazo ali estipulado, sob pena de arquivamento do processo por desinteresse.



Tela de confirmação da abertura do processo