2. Como abrir um processo


Processos administrativos são abertos para:

  • Ter acesso a informações e serviços que não estão disponíveis no PrefBook nem no site da Prefeitura de forma pública.
     
  • Quando o serviço desejado envolve a análise de documentos e despacho por mais de uma área da Prefeitura.

ANTES de abrir um processo é necessário:

  • Identificar qual o assunto / subassunto é o adequado para a solicitação que se deseja fazer para a Prefeitura.
     
  • Reunir os documentos mínimos necessários para que o processo seja aberto.
    A lista de documentos de cada assunto é apresentada na tela do PrefBook e também pode ser consultada no site da Prefeitura.
     
  • Sempre que tiver dúvidas sobre o assunto / subassunto mais adequado para o seu caso, as atendentes poderão auxiliá-lo pelo telefone 156 (apenas dentro da área de São José dos Campos) ou pelo 156 virtual.

Acesso ao 156 virtual na página www.sjc.sp.gov.br para tirar dúvidas sobre assuntos dos processos


APÓS identificar o assunto e reunir todos os documentos, o processo pode ser aberto pelo PrefBook bastando seguir 3 etapas:
 
  1. Confirme ou edite os dados pessoais e indique o endereço de correspondência
     
  2. Selecione o assunto, subassunto e justifique o serviço desejado / motivo da solicitação
     
  3. Cadastre os documentos um a um - são aceitos arquivos JPG, JPEG e PDF

Etapa 1 - Tela inicial da abertura de processos e dos dados pessoais

  • Para acessar esta tela, no menu da esquerda selecione Processos / Abrir processo.
  • Confira os dados pessoais, se necessário use o botão 'Editar cadastro'.
  • Selecione um endereço para correspondência ou cadastre um novo.
  • Se está abrindo um processo em nome de outra pessoa, escolha a opção 'Sim' e informe se você é procurador, representante legal ou responsável técnico e indique o CPF da pessoa.
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa seguinte.

Etapa 2 - Identificação do assunto, subassunto e registro da justificativa

  • Indique o assunto e subassunto desejado, para alguns vai ser solicitada a inscrição do imóvel ou da empresa ou a placa do veículo
  • Na justificativa informe o motivo da abertura do processo (texto com até 1500 caracteres)
  • Use o botão 'Próximo' para avançar para a etapa final


Etapa 3 - Anexação dos documentos, termo de ciência e botão para concluir a abertura do processo

  • Anexe todos os documentos obrigatórios (marcados com um * vermelho). Na coluna status aparece uma marca em verde indicando que o documento foi aceito.
  • Se necessário, anexe documentos opcionais, por exemplo fotos, um documento PDF com a justificativa detalhada, etc.
  • A lista de documentos varia de acordo com o assunto e subassunto escolhidos.
  • Após fornecer todos os documentos obrigatórios ficará disponível o termo de ciência e o botão 'Concluir' que finaliza a abertura do processo.

Termo de Ciência

Garanto sob minha responsabilidade pessoal, que estou ciente de que sou responsável pela legibilidade, autenticidade, veracidade, conferência e ordem dos documentos adicionados, e ainda, declaro que a digitalização foi feita do documento original, que deverá ser mantido sob minha guarda caso seja necessária sua conferência por até 02 (dois) anos, após a finalização do processo.
 
Declaro ainda que estou ciente quanto a obrigatoriedade de acompanhar o andamento do processo via PrefBook semanalmente, visando atender eventuais exigências, a serem providenciadas no prazo ali estipulado, sob pena de arquivamento do processo por desinteresse.



Tela de confirmação da abertura do processo